• Le nouvel Economiste

La relocation des salariés expatriés

Un service apprécié des salariés, un casse-tête pour l’employeur, mais un levier précieux de réussite de la mission.

Afin de s’exporter ou d’accroître leur présence à l’étranger, de plus en plus d’entreprises ont recours à l’expatriation. Pour attirer les talents, faciliter leur installation, et éviter les retours prématurés, beaucoup chouchoutent leurs salariés en prenant en charge leur relocation. Gain de temps et motivation accrue pour un collaborateur plus rapidement opérationnel : autant de raisons de se montrer généreux. Mais encore faut-il anticiper, et savoir au besoin s’entourer des bons partenaires. L’expatriation se gère au cas par cas : à chaque situation sa solution optimale en termes de choix de logement, de modalités de déménagement ou encore de scolarisation des enfants.

Ils sont plus d’un million à vivre dans des conditions parfois à risques, et à devoir se reloger. Et leur nombre ne fait qu’augmenter : les salariés expatriés. Le ministère des Affaires étrangères estime en effet à 2 millions le nombre de Français établis à l’étranger, dont 50 % sont des salariés envoyés en mission par leur employeur. Et le phénomène est en augmentation constante (+4 % par an en moyenne). En effet, que ce soit pour ouvrir de nouvelles filiales, conquérir de nouveaux marchés, ou simplement augmenter leur présence à l’international, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à envoyer leurs employés hors des frontières nationales. Selon l’enquête d’ECA international, 63 % d’entre elles prévoyaient, en 2009, d’augmenter leur main-d’œuvre à l’étranger dans les 3 ans avenir, et ce malgré la crise. Au total, d’après les prévisions du spécialiste de la relocation, trois quarts des entreprises interrogées seraient susceptibles d’expatrier leurs salariés en 2012-2013.

Mais si l’expatriation est entrée dans les mœurs, trouver des candidats au voyage n’est pas toujours facile. Pour les séduire, les entreprises doivent donc redoubler d’efforts, en proposant notamment des services et des aides. La question de l’installation est particulièrement sensible, et la majorité des sociétés propose un certain nombre de facilités pour leurs expatriés. La plus courante d’entre elles ? La prise en charge du logement. 95 % des entreprises financent la relocation de leurs salariés à l’étranger (63 % en totalité, et 32 % partiellement, d’après l’étude d’ECA international).

“C’est mon entreprise qui s’est chargée de me trouver un appartement sur place, et qui prend en charge mon loyer en totalité, ainsi que les factures d’eau et d’électricité, moyennant une petite retenue sur mon bulletin de salaire”, témoigne Hamza, expatrié en Afrique pour l’Agence française de développement (AFD). Mais quels avantages les entreprises ont-elles à offrir ce service ? Quelles sont leurs obligations en la matière ? Quelles sont les démarches et comment s’y prendre ?

Pas d’obligation, mais un intérêt partagé

“Sauf convention collective contraire, les entreprises ne sont pas légalement obligées de prendre en charge la relocation de leurs collaborateurs, mais elles ont, en général, intérêt à le faire”, déclare Nathalie Leroy, fondatrice d’Inexpat. Chercher un appartement, enchaîner les visites, se faire une idée sur les différents quartiers d’une ville qu’on avait jamais vue est extrêmement chronophage. Le faire en amont pour le salarié lui permet de ne pas perdre de temps, et d’être beaucoup plus rapidement opérationnel. “À mon arrivée à l’aéroport, une voiture envoyée par mon employeur m’attendait et m’a directement emmené dans mon nouvel appartement entièrement équipé et meublé. Et dans la semaine, une personne s’est chargée de toutes mes formalités administratives. Du coup, j’ai pu me concentrer tout de suite sur mon travail, sans que des préoccupations prosaïques viennent le parasiter”, illustre Hamza.

Par ailleurs, l’état d’esprit de l’expatrié et, le cas échéant, de sa famille, est un facteur important de réussite de la mission. Près de 60 % des retours prématurés sont liés à une mauvaise adaptation des expatriés eux-mêmes ou de leur famille. Or, le salarié doit généralement gérer l’adaptation à la culture locale, à la nouvelle entité, prendre ses marques dans son nouveau poste… “Cela peut être encore plus anxiogène pour le salarié de devoir trouver, seul, un appartement dans un pays dont il ne connaît pas les règles, et qui peut être dangereux” explique Martina Meinhold, gérante de Management Mobility consulting. S’occuper de la relocation du salarié en amont permet donc de le rassurer, ainsi que sa famille, et de diminuer le risque d’échec de la mission.

“Le fait que mon entreprise m’ait trouvé une résidence sécurisée et surveillée est important. Comme je suis dans un pays à risque, c’est rassurant pour moi et pour mes proches restés en France. Cela leur évite de s’inquiéter pendant toute la durée de ma mission”, assure Hamza. Pour Mélanie, ex-expatriée d’une multinationale de l’agroalimentaire, les choses n’ont pas été si faciles. Elle se souvient : “Lorsqu’en 2010, mon ancienne entreprise m’a demandé de monter une filiale marocaine, la chose n’a pas été facile à faire accepter à mon mari, qui devait quitter son emploi, et nous nous inquiétions pour la scolarisation de nos enfants. En plus de cela, l’entreprise a accepté de prendre en charge les frais de notre appartement, mais à condition que nous nous chargions nous-mêmes des recherches. Comme je travaillais, c’est mon mari qui a dû s’en charger : après quelques semaines de vie à l’hôtel, de situations rocambolesques et d’arnaques immobilières, la coupe était pleine : il a souhaité rentrer, et j’ai dû repartir avec lui. Au final, nous ne sommes restés que quelques mois”.

La prise en charge de la relocation coûte cher, mais certainement moins que l’échec d’une mission d’expatriation : entre les frais d’immigration perdus, les fonds investis inutilement, la préparation d’un nouveau salarié et de sa famille qu’il faut reprendre à zéro, le temps perdu, les problèmes que cela peut engendrer sur place… Et en fonction de la taille de l’entreprise et du nombre de postulants, il n’est pas toujours aisé de trouver un nouveau candidat. Ce qui peut être d’autant plus ennuyeux si la mission était urgente. En outre, si les entreprises n’ont pas l’obligation directe de participer à la prise en charge de la relocation, certaines de leurs obligations les amènent indirectement à le faire. “Les entreprises ont une obligation de résultat en matière de sécurité : elles doivent protéger leur collaborateur contre tout risque prévisible. La société étant responsable en cas d’incident, il peut être préférable pour elle de prendre en charge la recherche d’appartement s’assurer qu’aucun risque ne pèse sur la sécurité du salarié et de sa famille”, illustre Martina Meinhold.

Le timing et l’expertise

Une fois prise la décision de financer la relocation du salarié, le travail commence à peine. Comment effectuer les démarches ? Faut-il faire appel à un cabinet spécialisé dans l’accompagnement de la mobilité ? “Il n’y a pas de réponse générale, prévient Nathalie Leroy. Tout dépend du pays, du type d’expatriation, de la durée de la mission, du profil du collaborateur ou encore des ressources de l’entreprise.” Une chose est sûre néanmoins : l’idéal est de préparer la mission suffisamment en amont. “En plus des 3 mois minimum nécessaires à la réalisation des formalités d’immigration, il vaut mieux prévoir au moins 3 mois de plus pour tout mettre en place” affirme Nathalie Leroy.

C’est d’autant plus vrai lorsque le pays d’accueil est un pays à risques : “Pour assurer la sécurité du collaborateur, il faut pouvoir lui trouver une place dans un camp sécurisé et surveillé destiné aux expatriés. Ou sécuriser une résidence s’il n’y a encore aucun camp de ce type dans le pays, c’est-à-dire installer des systèmes de vidéosurveillance, des alarmes, trouver des vigiles… Tout cela prend énormément de temps”, rappelle Martina Meinhold.

Pour ceux qui s’expatrient en famille, il est également important de penser à faire un choix d’école en amont, puisque celui-ci conditionne souvent le choix du quartier : “La plupart des expatriés qui émigrent en famille choisissent un logement proche de l’école de leurs enfants”, explicite Martina Meinhold.

Toutes les entreprises ne sont pas forcément équipées pour cette prise en charge. En général, les grands groupes qui ont l’habitude des expatriations savent comment s’y prendre, et pourront tout prendre en charge en interne, quitte à se faire aider sur des points de détails par une agence spécialisée. “Ils peuvent également décider d’externaliser cette fonction pour gagner du temps ou pour laisser leurs ressources internes se spécialiser sur des compétences à plus forte valeur ajoutée”, nuance Nathalie Leroy. Reste que le risque se situe surtout au niveau des PME qui, paradoxalement, estiment parfois qu’un recours au conseil est trop onéreux pour elles et réservé aux grands groupes.

“Il m’est arrivé d’être sollicitée en urgence sur le dossier d’une entreprise de services égyptienne qui souhaitait impatrier un salarié en France. N’étant pas habituée aux modalités d’expatriation dans ce pays, cette société avait omis certaines procédures d’immigration, et n’avait pas idée du fait que le salaire devait être au moins 3 fois supérieur au coût du loyer pour être pris en compte. Un échec de ce projet leur aurait coûté très cher, beaucoup plus cher que le recours à un cabinet de consulting en mobilité. Ils risquaient notamment d’y perdre des clients”, raconte Martina Meinhold.

Dans tous les cas, il faut savoir qu’un support local est indispensable à la recherche de logement et à une bonne assistance sur place. Avant de choisir son prestataire, il est important de s’assurer qu’il a un relais dans le pays d’accueil, qu’il s’agisse d’une filiale ou d’un partenaire. Mais s’il s’agit d’un partenaire, un coût supplémentaire de médiation peut venir s’ajouter au coût de la transaction.

Modalités à géométrie variable

Si l’entreprise décide de s’en charger en interne, vaut-il mieux qu’elle cherche un appartement meublé ou vide ? Quel type de transporteurs privilégier ? Vaut-il mieux faire venir les meubles du salarié ou en acheter sur place ? Autant de questions qu’il n’est pas toujours facile de trancher. La situation familiale et la durée de l’expatriation sont deux critères importants pour déterminer le type de logement. Dans le cas des missions courtes (12 mois maximum), qui représente environ 37 % des missions d’expatriation, selon l’étude d’ECA international, la location d’un meublé s’avère beaucoup plus rentable pour l’entreprise.

“D’autant plus qu’il arrive souvent, dans le cadre de ces expatriations, que la famille de l’employé reste en France et garde les meubles”, souligne Martina Meinhold. Dans le cas des commuters, ces missions d’expatriation qui s’effectuent dans des pays proches et qui permettent au salarié de rentrer régulièrement chez lui sans être obligé de déménager, la solution de l’hôtel peut être envisagée. Pour un collaborateur qui s’expatrie seul, la collocation est une bonne idée, surtout s’il est jeune. En plus des économies réalisées, cela prévient les risques d’isolement : “lorsque je suis arrivé, j’avais un colocataire arrivé quelques semaines avant moi, c’est un vrai avantage pour la socialisation. Et notre appartement est assez grand pour nous offrir notre propre espace”, illustre Hamza.

“En revanche, si l’expatriation dure plus de 2 ans, faire venir les meubles du salarié est intéressant. Surtout s’il s’expatrie en famille : les enfants ont besoin de repères, alors avoir certains de leurs meubles habituels est très important” prévient Martina Meinhold. Pour éviter de devoir assurer le déménagement de tout le grenier et de la cave, les entreprises peuvent fixer un volume maximum, ajusté en fonction de la situation de famille et de la durée de l’expatriation : environ 40-50 m3 pour un couple avec deux enfants, et 15 à 20 m3 pour un célibataire. Cela permet de leur faire garder des objectifs raisonnables tout en leur offrant un certain confort. Quant au choix du transport, les routes offrent bien des avantages pour les pays voisins. En cas de destination lointaine, la voie maritime se révèle moins onéreuse que la voie aérienne, mais elle allonge les délais de livraison. Dans ce cas, ne pas oublier de prévoir la location de meubles ou une solution d’hébergement temporaire : entre l’acheminement et les vérifications à la douane, les meubles peuvent mettre plus d’un mois avant d’arriver à bon port.

Scolarisation des enfants expatriés

Pour une mission longue, c’est-à-dire plus de 12 mois, une majorité d’expatriés emmènent avec eux leur famille. Un garant de stabilité tant pour le collaborateur lui-même que pour le noyau familial, mais qui démultiplie aussi les questions d’organisation. Parmi celles-ci, la scolarisation des enfants est une préoccupation majeure : quel établissement ? quelle langue d’enseignement ? quelles difficultés d’adaptation ? C’est d’ailleurs, d’après Martina Meinhold, gérante de Management Mobility consulting “la première chose dont il faut s’occuper, après les formalités d’immigration bien entendu”.

Par Lilia Tlemçani